시말서 양식 무료 다운로드｜작성법·주의사항까지 한눈에 정리

시말서 양식 & 작성법 총정리｜회사에서 요구할 때 올바른 대응법

[목차]

1. 시말서란 무엇인가?
   1-1. 시말서의 의미와 작성 목적
   1-2. 시말서가 필요한 상황
2. 시말서 양식 기본 구성
   2-1. 제목 및 기본 구조
   2-2. 시말서 작성 예시
3. 시말서 작성법
   3-1. 핵심 내용 구성법
   3-2. 올바른 표현과 문장 예시
4. 시말서 작성 시 주의사항
   4-1. 절대 피해야 할 문장
   4-2. 신뢰를 주는 작성 포인트
5. 시말서 제출 후 대처법

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1. 시말서란 무엇인가?

시말서(始末書)란, 회사나 기관에서 직원이 업무상 실수나 규정 위반 등의 사유로 불이익이 발생했을 때,
그 경위와 책임, 향후 재발 방지 대책을 문서로 보고하는 공식 문서입니다.
쉽게 말해 “왜 이런 일이 발생했는지, 앞으로 어떻게 하겠는지”를 설명하는 공식적인 반성문이라고 할 수 있습니다.

시말서는 인사 기록에 남는 중요한 문서이기 때문에,
감정적으로 작성하기보다는 사실에 근거한 논리적이고 겸손한 태도로 써야 합니다.

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1-1. 시말서의 의미와 작성 목적

시말서의 목적은 단순히 잘못을 인정하는 데 그치지 않습니다.
회사는 시말서를 통해 직원의 태도와 책임감, 개선 의지를 평가합니다.
따라서 단순한 ‘사과문’이 아니라, 사고 분석 → 반성 → 재발 방지의 3단 구조로 작성해야 합니다.

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1-2. 시말서가 필요한 상황

• 고객 응대 중 불친절, 컴플레인 발생
• 근무 지각, 무단결근, 보고 누락
• 업무상 실수로 손해 발생
• 회사 내 규정 위반, 보안 위반
• 상사의 지시 불이행

이런 상황에서 회사는 공식적으로 시말서 제출을 요구할 수 있습니다.

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2. 시말서 양식 기본 구성

시말서는 정해진 틀에 따라 간결하고 명확하게 작성해야 합니다.
일반적으로 다음과 같은 항목을 포함합니다.

1️⃣ 제목
2️⃣ 소속 및 성명
3️⃣ 사건 발생 일시 및 경위
4️⃣ 원인 분석
5️⃣ 반성 내용
6️⃣ 재발 방지 계획
7️⃣ 작성일 및 서명

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2-1. 제목 및 기본 구조

제목은 단순하게 “시말서”라고 명시합니다.
그 아래에는 소속 부서, 직책, 이름을 기입합니다.

예시

[시말서]

 

소속: 경영지원팀

직책: 대리

성명: 홍길동

1. 발생 경위 2025년 10월 3일, 고객 응대 과정에서 불충분한 설명으로 인해 불만이 제기되었습니다.

2. 원인 분석 업무 숙지 부족 및 고객 응대 프로세스 미이해가 주된 원인이었습니다.

3. 반성 내용 본인의 부주의로 인해 팀에 불편을 끼친 점을 깊이 반성합니다.

4. 재발 방지 대책 고객 응대 매뉴얼을 재숙지하고, 이후에는 이중 확인 절차를 거치겠습니다.

2025년 10월 5일

작성자: 홍길동 (서명)

 

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표준 시말서 양식.hwp

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3. 시말서 작성법

3-1. 핵심 내용 구성법

시말서 작성의 핵심은 “사실 중심 + 진심 어린 반성 + 구체적 대책”입니다.
감정에 호소하거나 변명하는 대신, 다음과 같은 순서를 지켜야 합니다.

1️⃣ 사실 설명: 언제, 어디서, 어떤 일이 발생했는지 명확히 기술
2️⃣ 원인 분석: 왜 그런 일이 발생했는지 자신의 책임을 중심으로 설명
3️⃣ 반성 내용: 잘못을 인정하고, 동료나 회사에 미친 영향을 언급
4️⃣ 재발 방지책: 앞으로 어떻게 개선할지 구체적인 실행 계획 제시

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3-2. 올바른 표현과 문장 예시

✅ “본인의 부주의로 인해 업무에 차질을 초래하였습니다.”
✅ “다시는 같은 실수를 반복하지 않도록 유사 상황 발생 시 즉시 보고하겠습니다.”
✅ “팀원 및 고객에게 불편을 드린 점 깊이 사과드립니다.”

이처럼 책임을 회피하지 않고, 문제 해결 의지를 보이는 문장이 좋습니다.

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4. 시말서 작성 시 주의사항

4-1. 절대 피해야 할 문장

❌ “저는 그렇게 의도하지 않았습니다.”
❌ “다른 동료의 실수도 있었습니다.”
❌ “상사의 지시로 어쩔 수 없었습니다.”

이런 문장은 책임 회피형으로 비춰질 수 있습니다.
시말서는 잘못의 원인을 명확히 인식하고, 자기 반성의 태도를 보여주는 것이 핵심입니다.

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4-2. 신뢰를 주는 작성 포인트

• 문장은 짧고 명확하게 작성
• 사과와 반성을 분리해서 표현
• 재발 방지 계획은 구체적인 행동 중심으로 작성
• 문체는 ‘존경어 + 겸양어’ 중심으로 유지

예:
“이번 일로 인해 상사와 팀원분들께 심려를 끼쳐 드린 점 진심으로 송구스럽게 생각합니다.
앞으로는 관련 절차를 철저히 준수하여 동일한 실수가 재발하지 않도록 하겠습니다.”

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5. 시말서 제출 후 대처법

시말서 제출 후에는 단순히 끝이 아닙니다.
관리자는 해당 시말서를 통해 직원의 태도 변화를 관찰합니다.
따라서 제출 이후에도 성실한 태도와 개선된 업무 자세를 보여주는 것이 중요합니다.

또한, 시말서를 한 번 제출했다고 해서 경력에 치명적인 영향을 주는 것은 아닙니다.
오히려 진심 어린 반성과 꾸준한 노력으로 신뢰를 회복할 수 있습니다.

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마무리하며

시말서 작성은 누구에게나 부담스러운 일입니다.
하지만 진심과 책임감을 담은 문장은 오히려 신뢰를 회복하는 계기가 될 수 있습니다.
불이익을 최소화하려면 변명보다 솔직한 태도로 접근하세요.

이번 글에서 소개한 시말서 양식과 작성법, 그리고 주의사항을 참고하시면
회사에서도 ‘성실한 태도를 가진 직원’이라는 긍정적인 인상을 남길 수 있을 것입니다.